Quy trình nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam bằng đường biển đầy đủ nhất

Vận chuyển đường biển là phương thức tối ưu nhất cho các lô hàng số lượng lớn, cồng kềnh hoặc hàng sản xuất theo lô từ Trung Quốc về Việt Nam. Để quá trình vận hành suôn sẻ, đúng lịch tàu và không phát sinh chi phí ngoài kiểm soát, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình vận hành một cách bài bản.

Bài viết này, PHG GLOBAL sẽ phân tích chi tiết toàn bộ chu trình logistics đường biển Trung – Việt từ A – Z, giúp bạn quản lý lô hàng hiệu quả như một chuyên gia thực thụ.

Tổng quan về thủ tục nhập hàng Trung Quốc chính ngạch bằng đường biển

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch bằng đường biển là hình thức doanh nghiệp mua hàng hóa hợp pháp từ các nhà cung cấp Trung Quốc, vận chuyển về Việt Nam bằng container thông qua đường biển quốc tế, đứng tên trên tờ khai hải quan và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước. Phương thức này giúp doanh nghiệp sở hữu đầy đủ hóa đơn đầu vào, bảo đảm tính pháp lý tuyệt đối cho hàng hóa kinh doanh trên thị trường.

Toàn bộ tiến trình logistics này được chia thành 3 giai đoạn lớn tương ứng với các cột mốc của dòng hàng:

Giai đoạn	Các bước thực hiện chính	Đầu ra quan trọng
Giai đoạn 1: Trước khi tàu chạy	Thu thập thông tin, booking tàu, đóng hàng và thông quan xuất khẩu tại Trung Quốc.	Booking Note, Tờ khai xuất khẩu
Giai đoạn 2: Trong khi vận chuyển	Tàu chạy trên biển, theo dõi hải trình và cập nhật thông báo hàng đến.	Vận đơn (B/L), Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Giai đoạn 3: Khi hàng về Việt Nam	Khai báo hải quan nhập khẩu, nộp thuế, kéo container/nhận hàng lẻ và giao về kho.	Tờ khai thông quan, Hàng hóa về kho an toàn

Chi tiết quy trình nhập hàng từ Trung Quốc bằng đường biển qua 9 bước chi tiết

1. Phân loại và kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa nhập khẩu

Trước khi tiến hành ký kết bất kỳ chứng từ thương mại nào, doanh nghiệp phải xác định rõ “chính sách mặt hàng” mình dự kiến nhập khẩu để chuẩn bị phương án thông quan phù hợp:

Hàng hóa cấm nhập khẩu: Tuyệt đối tránh các mặt hàng nằm trong Phụ lục I Nghị định số 69/2018/NĐ-CP (hàng tiêu dùng cũ, máy móc lỗi thời, thiết bị y tế đã qua sử dụng, vũ khí, hóa chất độc hại).
Hàng hóa phải xin giấy phép: Các mặt hàng thuộc quản lý chuyên ngành của các Bộ, Ngành (Phụ lục III Nghị định 69/2018/NĐ-CP) buộc phải có giấy phép nhập khẩu trước khi hàng cập cảng Việt Nam.
Hàng hóa kiểm tra chuyên ngành: Đồ điện tử, máy móc mới cần kiểm tra chất lượng, tem mác; nguyên liệu thực phẩm hoặc sản phẩm từ động – thực vật phải đăng ký kiểm dịch và kiểm tra an toàn thực phẩm.
Hàng hóa thương mại thông thường: Nếu không thuộc các nhóm trên, doanh nghiệp triển khai thủ tục nhập khẩu như bình thường.

2. Thiết lập và ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Hợp đồng là căn cứ pháp lý cao nhất để giải quyết tranh chấp quốc tế khi nhập hàng trung quốc. Khi soạn thảo hợp đồng thương mại, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Sự đồng nhất tuyệt đối về tên hàng, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói giữa Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
Xác định rõ điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms 2020) như FOB, EXW, CIF để phân định rõ bên nào chịu chi phí vận chuyển đường biển và bảo hiểm.

3. Thực hiện nghĩa vụ thanh toán đơn hàng quốc tế

Tùy thuộc vào mức độ tin cậy giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Trung Quốc, bạn sẽ lựa chọn các phương thức thanh toán an toàn để khơi thông dòng tiền:

Chuyển tiền điện tử (T/T – Telegraphic Transfer): Thường chia làm các đợt (Đặt cọc 30% – Thanh toán 70% còn lại sau khi nhận bản scan Bill of Lading).
Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit): Phương thức an toàn nhất cho các lô hàng container giá trị cao, ngân hàng sẽ là bên trung gian đảm bảo thanh toán khi người bán xuất trình đủ bộ chứng từ hợp lệ.

4. Đặt chỗ lịch tàu (Booking) và điều phối vỏ container

Dựa trên khối lượng hàng, đơn vị forwarder sẽ tư vấn phương án tối ưu chi phí: đi hàng nguyên container vận chuyển đường biển Container (FCL) nếu lượng hàng lớn (thường trên 15 CBM) hoặc giải pháp vận chuyển đường biển hàng lẻ (LCL) để ghép container tiết kiệm chi phí nếu lượng hàng ít.

Forwarder tiến hành liên hệ hãng tàu để lấy Booking Note và lệnh cấp vỏ container rỗng.

5. Đóng hàng vào container và hoàn thiện chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu tại đầu Trung Quốc đóng vai trò quyết định tính pháp lý của toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc. Người xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
Giấy phép xuất khẩu (đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý của chính phủ Trung Quốc).

Mọi dữ liệu về tên hàng, trọng lượng, số lượng trên các chứng từ này phải đồng nhất 100% với thông tin khai báo trên booking và tính thực tế của hàng hóa để tránh bị hải quan giữ lại bến cảng.

6. Thông quan xuất khẩu tại đầu bến cảng Trung Quốc

Hải quan Trung Quốc tiến hành kiểm tra hồ sơ điện tử (và kiểm hóa thực tế nếu có sự chỉ định ngẫu nhiên hoặc có chủ đích của hải quan xuất khẩu). Sau khi hệ thống thông qua và cấp phép xuất khẩu, container sẽ tiến hành thủ tục vào sổ tàu và chờ xếp lên tàu bằng hệ thống cẩu chuyên dụng để chuẩn bị nhổ neo rời cảng đi (Ningbo, Shanghai, Shenzhen,…).

7. Theo dõi hành trình tàu chạy và phòng ngừa rủi ro hàng hải

Khi tàu rời cảng, hãng tàu sẽ phát hành Vận đơn (Bill of Lading – B/L) – chứng từ sở hữu hàng hóa quan trọng nhất. Đơn vị forwarder có trách nhiệm cập nhật liên tục quá trình vận chuyển để thông báo cho khách hàng nếu có sự thay đổi lịch trình do thời tiết hoặc nghẽn cảng trung chuyển.

Do đặc thù vận chuyển đường biển dài ngày có thể gặp rủi ro thiên tai, va đập, doanh nghiệp nên chủ động mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ giá trị dòng vốn tối đa trước các tổn thất phát sinh.

8. Khai báo hải quan nhập khẩu và nộp thuế tại Việt Nam

Khi nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice), doanh nghiệp tiến hành:

Thanh toán các phí local charges để lấy Lệnh giao hàng (D/O).
Truyền tờ khai nhập khẩu trên hệ thống hải quan VNACCS để nhận kết quả phân luồng (Xanh – Vàng – Đỏ).
Thực hiện nghĩa vụ nộp Thuế nhập khẩu (theo mã HS code) và Thuế giá trị gia tăng (VAT).

Để quá trình này diễn ra mượt mà, không bị bắt lỗi áp sai mã HS code dẫn đến phạt hành chính, việc sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan chuyên nghiệp là giải pháp an toàn nhất cho các doanh nghiệp.

9. Thông quan hàng hóa, kéo container về kho đích

Với hàng FCL: Doang nghiệp khai báo nhận container trên Eport và thuê xe vận chuyển kéo container về kho riêng để rút hàng, sau đó trả vỏ cont rỗng về depot đúng hạn để tránh phát sinh phí lưu cont, lưu vỏ (DEM, DET).
Với hàng LCL: Doanh nghiệp khai báo nhận lô hàng lẻ trên hệ thống kho EWMS và thuê xe vận tải nội địa chở về kho riêng.
Lưu trữ hồ sơ: Chuyển toàn bộ tờ khai thông quan, hóa đơn, biên lai nộp thuế, Bill of Lading và C/O Form E cho bộ phận kế toán lưu trữ phục vụ quyết toán thuế sau này.

Giải pháp nhập hàng Trung Quốc trọn gói từ PHG GLOBAL

Một số lưu ý khi nhập hàng đường biển chính ngạch

Do doanh nghiệp cần bám sát bảng checklist công việc dưới đây trước khi xuống tiền đặt hàng để tránh phát sinh chi phí:

Kiểm tra diện hàng hóa: Xác định chính xác mặt hàng có bị cấm hay cần kiểm tra chuyên ngành hay không.
Yêu cầu làm C/O Form E chuẩn xác: Thông tin trên Form E phải đồng nhất với Invoice và Bill of Lading để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
Rà soát tính đồng nhất dữ liệu: Kiểm tra chéo trọng lượng, số kiện, tên hàng trên tất cả chứng từ trước khi truyền tờ khai hải quan.
Đặt lịch tàu sớm: Nên đặt booking trước ít nhất 5 ngày so với ngày dự kiến hoàn thiện sản xuất tại xưởng.

Giải pháp nhập hàng Trung Quốc trọn gói từ PHG GLOBAL

Tự vận hành quy trình logistics quốc tế đòi hỏi nhiều kinh nghiệm để xử lý các biến số tại cảng biển và cơ quan hải quan. PHG GLOBAL mang đến giải pháp nhập hàng chính ngạch Trung Quốc trọn gói giúp đơn giản hóa mọi công đoạn cho doanh nghiệp:

Hỗ trợ thủ tục từ A – Z: Tư vấn áp mã HS code chính xác, chuẩn hóa bộ chứng từ xuất nhập khẩu hai đầu Việt – Trung, đại diện doanh nghiệp xử lý thủ tục kiểm tra chuyên ngành và thông quan nhanh chóng.
Mạng lưới vận tải đa phương thức: Bên cạnh cước biển FCL/LCL cạnh tranh nhờ liên kết trực tiếp với các hãng tàu lớn (COSCO, OOCL, ONE, WAN HAI…), chúng tôi cung cấp linh hoạt dịch vụ vận chuyển hàng không (Air Cargo) và chuyển phát nhanh quốc tế PHG EXPRESS.
Tối ưu chi phí toàn diện: Kết hợp nhuần nhuyễn giữa chặng biển và đội xe vận tải nội địa chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 15% – 20% chi phí logistics tổng thể.

Liên hệ nhận tư vấn và báo giá nhập khẩu chính ngạch

Để bảo vệ dòng vốn và đảm bảo tiến độ nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh, hãy để PHG GLOBAL đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Mọi nhu cầu nhận báo giá cước biển hoặc hỗ trợ thủ tục hải quan trọn gói, xin vui lòng liên hệ:

Chuyên gia tư vấn: Mr. Peter
Hotline: 0765099365
Email: peter.pham@phgglobal.vn
Website: https://phgglobal.vn/